Druga część rozmowy z Marcinem Malickim (część pierwsza TUTAJ).

RED: Obywatel.gov.pl – o tej stronie rozmawiałam z Panem Pawłem Mikuskiem w Departamencie Służby Cywilnej i z Szefową s.c. miałam też okazję wymienić parę słów na ten temat – to było dokładnie w dniu, w którym portal  ruszał. I nawet miałam zaproszenie na konferencję prasową, ale niestety została godzina przesunięta i ostatni pociąg nam uciekał. A byłam z córką, więc nie mogłam sobie pozwolić na spóźnienie.  Bardzo podoba ten język który jest tam tak mocno uproszczony. Ale zanim o tym, jeszcze mam takie jedno pytanie: czy Ty widzisz jakiś problem w tym, żeby np. formularz – nawet wewnętrzy, a może przede wszystkim wewnętrzny – nazwać jakoś normalnie, a nie FZI łamane na 300 czy 400 jak ich jest, nie wiem, tysiąc? Właśnie dzisiaj dostałam burę za to że na niewłaściwym formularzu zrobiłam sprawozdanie. Czy one muszą mieć nazwy tego rodzaju, czy nie można ich nazwać normalnie, jakoś po ludzku? Chodzi też o wyszukiwanie tych formularzy np. na stronie.

MM: Tworzenie łatwych nazw byłoby pewnie trudne. Nie będziemy ich nazywali od kwiatków i roślin, ale można by przyjąć jakąś jednolitą zasadę, która pozwala to łatwo zidentyfikować. Na przykład my na formularzach które projektowaliśmy na potrzeby ewidencji ludności, dowodów osobistych itd. przyjęliśmy jednolitą zasadę, że wiadomo że jak jest EL to jest ewidencja ludności, jak jest DO to są dowody osobiste plus jakiś numer. Gdyby choć na początku miał w nazwie coś, co mówi, z jakiej to jest kategorii.

RED: Generalnie zasada jest taka, z jakiej to jest komórki, a komórka niekoniecznie musi określać kategorię.

MM: No właśnie.

RED: Ja cierpię, przyznaję szczerze, jak mam znaleźć jakiś formularz u nas to po prostu autentycznie cierpię. Pełna empatia dla klientów urzędów z mojej strony.

MM: No jeszcze gdyby było tak że jest jakaś jednolita zasada, jakiś prosty rejestr, który pozwala je łatwo odnaleźć.

RED: No tak, tylko jeśli rejestr liczy sobie pozycji …set? I w danej kategorii jest kilka niewiele się w nazwie różniących formularzy?

MM: To jest najgorsze, prawda? Że mamy 40 typów formularzy do jednej sprawy. I to już jest moim zdaniem bardziej skutek skomplikowanych regulacji. Pracując nad tym językiem taka była nasza główna refleksja: co z tego, że my to opisujemy prosto, skoro procedura jest strasznie zagmatwana. Czasami to wygląda tak, że ten obywatel musi strasznie dużo udowadniać że nie jest wielbłądem. Ja rozumiem, że są sprawy skarbowe, finansowe, spadkowe, gdzie rodzą się jakieś poważne skutki, ale nie wszędzie! Ja pamiętam taki szok jak mieszkałem w Irlandii - załatwiałem coś urzędowego, poszedłem do okienka i pani pyta: imię i nazwisko. Podaję jej nazwisko i odruchem z Polski chcę się wylegitymować i pytam czy mam pokazać dowód. A pani mówi: no ale jak pan mówi, że się pan tak nazywa, to się pan tak nazywa. I jest coś takiego w tych naszych regulacjach, że generalnie wszystko trzeba udowodniać cały czas. I w związku z tym, że systemy są mało zintegrowane pomiędzy urzędami, mała jest wymiana danych, to ten człowiek musi też strasznie dużo różnych kwitów przynosić.

RED: No to Ci anegdotę opowiem. Przechodziłam korytarzem i były to już ostatnie dni rozliczania zeznań. Byli rodzice z dzieckiem i obok, w biurowym wieżowcu były ćwiczenia straży pożarnej jakieś tam. W pewnym momencie ci rodzice tak byli zaaferowani wypełnianiem tego PITa – ten mały tak patrzy, przybiega do nich i woła: mamo, tato, pali się!  A tato z roztargnieniem: dobrze, dobrze, niech się pali… No i to jest dowód na to co z nami robią formularze… W ogóle mam wrażenie, że dokumentacja – jako papiery, w sensie papierów – to jest już nowa forma życia jakaś która nam powstała i która nas zagryza już.

MM: Potem to powoduje, że jak mówiłaś przy e-PUAPie – urzędnik bierze, wyciąga, drukuje, skanuje i załącza do maila. Mamy taką obsesję, że na wszystko musi być jakiś kwit, notatka, zarejestrowana sprawa w systemie, założona teczka. Rozumiem, że to ważne gdy jest sprawa urzędowa,  ale to samo jest w codziennej komunikacji. Często naprawdę wystarczy napisać maila, ale nie – idzie pismo. Pismo podpisane, informujące o tym, że będzie jakieś spotkanie czy konferencja. No do diabła, weź kobito złap za telefon i powiedz mi że jest spotkanie, przecież bym przyszedł…

RED: Ale to tak się nie da bo przecież mój szef musi o tym wiedzieć. Musi iść przez sekretariat, bo… Ty w Warszawie przypuszczam mieszkasz?

MM: Tak.

RED: Ja mieszkam na prowincji i do mojego drugiego miasta wojewódzkiego gdzie są spotkania muszę jechać samochodem. Samochód jest służbowy więc muszę wypełnić formularz żeby sobie ten samochód zamówić.

MM: No tak, ale nie jest nigdzie napisane że nie można pod to załączyć maila przecież.

RED: Nie, no można załączyć maila, tylko samo to żeby jechać tym samochodem to w ogóle zabiera mnóstwo czasu żeby to załatwić. Mimo że teoretycznie wszyscy są chętni, nikt nie widzi przeszkód, łącznie z kierowcą. Z jednej strony to rozumiem, bo gdzieś kwity na to paliwo itd. Ok, wracając do obywatela: rozumiem, że tam przez cały czas będą dochodzić nowe karty.

MM: Tak.

RED: Wiesz co mi się w nim podoba? Bo tak go sobie przeglądałam trochę i podoba mi się to, że zastosowano metodę zadawania pytań. To jest bardzo dobry pomysł uważam.

MM: Generalnie przyjęliśmy takie założenie, że musimy to pisać z perspektywy obywatela, przez pewne pytania które on zadaje sam sobie: co ja muszę po kolei zrobić? I jeszcze ostatnio stwierdziliśmy, że brakuje takiej sekcji która powinna być na początku którą można określić jako: co ja z tego będę miał, tzn. jaka korzyść z tego wynika? Bo np. opisujemy sprawę jakiegoś świadczenia – dofinansowanie wyprawki dla dziecka do szkoły. I właściwie jest tam napisane bardzo enigmatycznie, że można dostać dofinansowanie, ale nie jest napisane jakie ono jest. I człowiek czyta skomplikowaną procedurę, a właściwie nie wie, czy warto się trudzić czy nie warto.

W niektórych przypadkach wprowadzaliśmy jeszcze taki… my to nazywamy wizard, np. to widać na karcie rejestracji pojazdu. Najpierw, mimo że napisaliśmy prosto, to nikt tego nie rozumiał, było tyle wyjątków i podwyjątków, że oni się gubili w tym. Więc przeprowadziliśmy przez takie proste pytania: czy ten pojazd jest nowy czy używany, czy jest z zagranicy itd. i już ta treść była dostosowana, spersonalizowana pod to zapytanie.

RED: No właśnie, i to jest rewelacyjne moim zdaniem. Właśnie ta personalizacja jest rewelacyjna. Swego czasu wymieniałam dowód rejestracyjny u mnie w starostwie właśnie i zadziwiło mnie to, że nie mogę z internetu prostego formularza ściągnąć. Musiałam tam pojechać dwa razy. Ale wracając: zainspirowały mnie do tej rozmowy zarówno obywatel.gov.pl ale też pismo takie… Rozumiem, że Wy przygotowujecie różne rzeczy usługowe dla obywateli. A jakieś takie dla urzędników?  Takie typowe dla urzędników, oprócz obiegu dokumentów? Też coś takiego robicie? Są jakieś pomysły na to? Bo dostałam na przykład pismo przypominające o obowiązku wykonania czegoś co wynika z artykułu tego i tego ustawy takiej a takiej, rozporządzenia takiego i takiego, instrukcji takiej i takiej – jakby nie można było w dwóch zdaniach po ludzku napisać o co chodzi. To też się przenosi później na ludzi, którzy do nas przychodzą.

MM: To prawda. Generalnie takich komunikacyjnych rzeczy dla urzędników nie robiliśmy, robimy różne rozwiązania typu obieg dokumentów, czy pracowaliśmy przy systemie rejestrów państwowych czy przy CEPiKu. Ale nad tym językiem, że tak powiem urzędnika do urzędnika nie pracowaliśmy, ale to jest w ogóle fajny pomysł, bo na przykład można by stworzyć… gdyby narzucić pewną strukturę pisma – to ona już by narzucała, tak jak w tej karcie trochę przez te pytania, ona mogłaby narzucać już to co pisać, a czego nie pisać. Ale póki co, to się tym nie zajmowaliśmy.

RED: Od jakiegoś czasu po mnie chodzi taki pomysł, zresztą niekoniecznie mój, bo to moich dwóch kolegów robiło, ja się tam dołączyłam na zasadzie testowania – po czym się wkurzyli jak nic z tego nie wyszło i zostało to skasowane i w ogóle tego już nie ma. Chodzi o coś takiego jak Wikipedia. Jest coś takiego jak DokuWiki. Nie wiem, czy znasz to.

MM: Nie.

RED: I na tej zasadzie myśmy testowali, robili taką jakby bazę wiedzy, w której nad dokumentem jednym może pracować ileś osób, licencja na to jest darmowa, można do tego dorobić forum, widać kto w jakim czasie i co zmieniał. Ja to chciałam wykorzystać bo jestem analitykiem i m. in. zapytania do baz robię. Myślałam o takiej współpracy między ludźmi; niech ktoś kto chce sobie to zmodyfikuje, dostosuje do swoich potrzeb. I czegoś takiego mi bardzo brakuje, jeśli chodzi o wymianę wiedzy między urzędnikami. Wiem, że jest jakaś platforma na szczeblu ministerialnym, ministerstwa i urzędy centralne miały taką jakąś platformę, nie wiem czy to chodzi czy nie chodzi.

MM: Super pomysł, bardzo mi się podoba. My o czymś takim nie myśleliśmy, ale to świetna rzecz. Myśmy kiedyś mieli taki pomysł, ale gdzieś został odłożony na półkę, żeby zrobić coś takiego co roboczo nazwaliśmy „Allegro środków trwałych”. Dlatego, że jednostki budżetowe mogą się wymieniać teoretycznie środkami trwałymi bezkosztowo.

RED: Nie lubię tego słowa…

MM: …no tak  I jest tak, że to jest trochę taki martwy zapis, bo przeważnie te jednostki nie wiedzą między sobą, że jedna czegoś potrzebuje, a drugiej jest to niepotrzebne. W najlepszym razie mają kontakt z jakimś przedszkolem i ono weźmie stoły niepotrzebne. To wtedy dadzą. Więc mieliśmy taki pomysł, żeby nawet wprowadzić taką regulację, że jak masz takie środki to po prostu zanim zezłomujesz, to ogłaszasz. Można byłoby takie aukcje robić.

RED: No to byłoby super.     

MM: Tylko się zastanawialiśmy czy to nie jest tak, że wszyscy się będą bali ujawnić co tam mają…

Tu redakcja nie zachowała, niestety, powagi…

MM: No bo wiesz, jest coś takiego – taki strach. Ja mam w ogóle taki obraz, że generalnie ludzie narzekają że ich państwo gnębi, ale najbardziej to administracja gnębi samą siebie…

RED: o tak!

MM: …w sensie, że wszyscy się boją kontroli, wszyscy się boją wychylić, bo zaraz można dostać po łbie.

RED: Ależ oczywiście.

MM: I ja się troszkę boję, że gdyby ktoś zaczął na takiej stronie ujawniać, że ma to niepotrzebne czy tamto, to zaraz by mu wjechali z kontrolą, jak on gospodaruje środkami. I tylko zrobi sobie krzywdę.

RED: No tak, ale z drugiej strony jak mają swoje lokale, gdzieś to trzymają, gdzieś to magazynują jakiś czas, bo tak od razu to się tego nie utylizuje. Powiem Ci że mam nawet fajną nazwę na tę stronę.

MM: No?

RED: Jak jest: „kupię, sprzedam, zamienię” to tu będzie: „wezmę, oddam, zamienię”. Ale to jest fajne, bo z jednej strony to też jest ekonomia. Na pewno będzie oszczędność, jeżeli czegoś potrzebujesz.

MM: Oczywiście, na pewno jest tak że są bogatsze rejony, bogatsze województwa; jednym się wiedzie lepiej innym się wiedzie mniej lepiej – i wezmą na pewno z pocałowaniem w rączkę. Jeden urząd stwierdzi że ma jakieś starsze komputery i im właściwie to już niepotrzebne, a innemu brakuje.

RED: Zgadza się. Ale mi się podoba  ten pomysł.

MM: No to musimy lobbować.

RED: No musimy lobbować. Mogę wersję testową na portalu puścić, zobaczymy Jakiś kącik ogłoszeń. Chociaż ludzie się nie chcą odzywać, więc nie wiem.

MM: Właśnie widzę, że masz tutaj takie forum.

RED: Mamy forum, tylko na forum to już w ogóle nie mam czasu. Cała techniczna część portalu wyłącznie na mnie spoczywa. Ale na forum wejdź sobie zobacz, tam było coś co myśmy robili sami praktycznie. Była potrzeba chwili, była pierwsza reorganizacja, powstały komórki analiz i planowania w urzędach skarbowych w 2011 roku. W moim urzędzie trochę wcześniej to powstało, trochę inny był zakres, ale to była jedna z pierwszych w Polsce. Tam jest taki kącik, który się nazywał analityczna grupa wsparcia (LINK). Ci ludzie którzy zostali do tych komórek wrzuceni oni nie mogli się odnaleźć często, wcześniej mieli zupełnie inny zakres. Dlatego nam by się taka strona bardzo przydała, bo jeśli chodzi o kontakt – portal to jest strona dostępna powszechnie, więc pewnych rzeczy i tak tam napisać nie można. I takiego czegoś mi brakuje wewnątrz administracji.     

MM: Nie można?

RED: Nie wiem czy nie można. Już dawno pisałam, że coś takiego by się przydało, natomiast jak rozmawiam z różnymi ludźmi to obawa jest taka, że będzie małe zainteresowanie, że ludzie nie będą chcieli z tego korzystać. Teraz forum padło, ale w momencie jak te komórki zaczynały funkcjonować, 133 tys. odsłon temat miał.

MM: No to dużo.

RED: Jak na takie niszowe forum dużo. Znaczy, było potrzebne. Drugi temat: mierniki - 105 tys. Ludzie szukają wiedzy. O, programy wspomagające pracę komórki analiz: 76 tys. A to jest strona powszechnie dostępna.

MM: Tak, tutaj tak jak mówiłaś wcześniej najsensowniejsze byłoby takie Wiki.

RED: Tym bardziej, że tam widać historię. Widać kto i widać co zmienił. Nie mogę Ci pokazać tego co kolega zrobił i co razem potem testowaliśmy ponieważ on się wkurzył w pewnym momencie i wziął to zlikwidował. Stracił motywację. I wcale mu się nie dziwię.

MM: Generalnie takie Wiki technicznie to nie jest trudno założyć. Bo to są narzędzia dostępne.

RED: I łatwo jest to edytować. Nie jest to jakieś strasznie skomplikowane, to prosty html jest. Licencja jest darmowa, miejsca dużo nie trzeba.

MM: No tak. No to może musisz odpalić.

RED: Ja już nie dam rady…  Natomiast ile razy z kimś o tym rozmawiam – cały czas jest mowa o wymianie wiedzy, że mamy się wymieniać wiedzą, ale tak naprawdę jakoś nie widzę, żeby faktycznie coś się w tym kierunku działo. A najprostszy sposób – mając internet – to zrobić właśnie coś takiego.

MM: Tak, to prawda. Ja mam takie wspomnienie czy doświadczenie właśnie z archiwów – tam akurat kto inny, Rafał  Magryś prowadzi forum archiwalne IFAR. Oni takie Wiki zaczęli robić, pracowali nad słownikiem archiwalnym. No właśnie, ale zawsze musi być ten desperat, który to wszystko ciągnie. 

RED: Pomysł jest do przetestowania jak najbardziej, ale potrzebny jest kawałek miejsca na jakimś serwerze, niekoniecznie zewnętrznym żeby zobaczyć jak to wszystko pójdzie – i zrobić testy. Jak się przyjmie – to można zrobić jakieś fajerwerki, jakoś to udoskonalać, ale najpierw chodzi o to, żeby sprawdzić czy ktoś by z tego korzystał.

MM: W takim narzędziu Wiki redaguje się jakieś hasło ale tam można mieć też dyskusję o tym haśle. Tylko wtedy rzeczywiście najlepiej mieć takich merytorycznie odpowiedzialnych za jakieś poszczególne dziedziny. Pamiętam jeszcze z czasów archiwalnych udział w konferencji w Holandii z archiwistami tamtejszymi i oni opowiadali, że takie rzeczy robili u siebie. Ale mieli do tego pełen suport swoich przełożonych. Tzn. robili to praktycznie oddolnie, ale normalnie przełożony rezerwował im w pracy określony czas na to, żeby oni się tym zajmowali jako swoim zadaniem.

RED: My mamy w urzędach strony intra, ale tam są redaktorzy którzy coś tam wrzucają, nie ma żadnej informacji zwrotnej.

MM: W sensie – że oni wrzucają jakiś materiał, ale nie ma miejsca na jakąś dyskusję?

RED: Nie, nie ma takiej opcji. No nic, późno się zrobiło, bardzo Ci dziękuję za tę rozmowę.   

MM: Dzięki, hej.