Pisaliśmy niedawno o konkursie European Prize a tu właśnie na stronie DSC czytam o kolejnym - EPSA. Można też o nim poczytać tutaj. Oba dotyczą innowacji i celem ich jest nagradzanie urzędów które działają skuteczniej i efektywniej niż inne. Cel - nie powiem, ciekawy - tylko akurat patrząc na własne podwórko dość sceptyczna jestem.
Nie da się ukryć, że ogromny wpływ na efektywność, skuteczość czy innowacyjność ma informatyzacja. Przy czym informatyzacja rozumiana nie w taki sposób, że na biurku stoi komputer, ale że wymagane dane dostępne są szybko, we właściwym czasie, właściwej osobie i są pełne. A to oznacza, że już na etapie projektowania systemu informatycznego wszelkie związane z jego obsługą zbędne czynności powinny być ograniczone do minimum. Oznacza to również, że tzw. użytkownik końcowy powinien dysponować odpowiednim sprzętem i oprogramowaniem. Wszyscy pracujący w MF wiedzą doskonale, że pakiet np. MS Office to rzadkość, a Open Office przy tym, co musimy robić zdecydowanie nie wystarcza.
Może zdziwicie się, że o tym piszę, ale... na Dniu Otwartym dla służby cywilnej w KPRM poprosiłam miłych panów którzy zajmują się szkoleniami, aby przy następnym przetargu na jakieś e-szkolenie wzięli pod uwagę możliwości naszego skarbówkowego sprzętu (pisałam o problemie tutaj) i zdziwiło mnie ich zaskoczenie, bo myśleli, że pewien poziom techniczny sprzętu w urzędach to już standard. No właśnie... czasem o najbardziej oczywistych rzeczach nikt nie mówi, bo i niby czym się chwalić? A skoro nikt nie mówi, to potem nikt nie wie...
Nie wiem, ile razy już to pisałam, ale znów się powtórzę: dzisiaj najważniejsza jest informacja. Aktualna i kompletna, do tego szybko dostępna. To dziś na świecie kosztuje najwięcej i tylko mając taką informację można podejmować decyzje. Obojętnie, czy chodzi o typowanie do kontroli, ściganie przestępców czy przekazywanie danych sprawozdawczych - przecież te informacje, które są przekazywane w sprawozdaniach też służą komuś wyżej do podejmowania decyzji. A w każdym razie powinny (inna rzecz - od dawna się zastanawiam, ile robimy sprawozdań z których nikt nie korzysta i nikt ich nie potrzebuje, a robi się je dlatego że zawsze się robiło nie bacząc ile osób w dołach musi się tym zajmować).
Biznes wie o tym już dawno, ale patrząc na nasze realia dysponenci środków publicznych - niekoniecznie.
Każdy dokument który wpływa do urzędu skarbowego z wyjątkiem tych składanych elektronicznie (a i to nie zawsze...) musi być wprowadzony do komputera ręcznie - pozycja po pozycji. Ba, w tych składanych elektronicznie jak nadawca wpisze w polu adresu np. Gorzów Wlkp. to też nie jest prosto bo w bazie jest Gorzów Wielkopolski. To samo dotyczy ulic. Nie ma słowników w programie przeznaczonym do elektroicznego składania dekleracji i nad każdym takim dokumentem trzeba dodatkowo posiedzieć i poświęcić jakiś czas.
Powiem więcej: tasiemki z kas fiskalnych trzeba wklepywać ręcznie... Gdyby dowiedział się o tym jakiś urzędnik fiskusa z innego kraju UE umarłby ze śmiechu.
Podobno rusza w końcu wdrażanie e-podatków, czyli może coś się zmieni, ale póki co jest tak, że w urzędach każda aplikacja sobie i nie ma możliwości zrobienia jednego raportu. Można mieć uprawnienia do tego i do tego, ale... jednego raportu się nie zrobi.
To znaczy z tych urzędowych aplikacji. Bo dzięki e-Orusowi pewne dane z różnych aplikacji już są dostępne użytkownikom. Ale czy ten program dał nam resort? Nie. Zrobił go pewien zapaleniec za Bóg zapłać i dzisiaj oprócz normalnych zawodowych obowiązków jeszcze wciąż go udoskonala, odpowiada na pytania, spełnia kaprysy użytkowników i w ogóle chłopak chyba sam nie wiedział, w co się pakuje...
Drugi program, którego informatycy nie lubią, bo jest trochę wymagający w obsłudze też powstał "przy okazji" a nie na zamówienie resortu - Analizator.
W niemal każdym urzędzie jest ktoś kto pisze własne skrypty, bo po prostu inaczej się nie da (może tylko przypomnę, że skrypty też są chronione prawami autorskimi...) - czyli ileś osób poświęca czas który mogłoby poświęcić na coś innego, gdyby nasze rozwiązania techniczne były dostosowane do potrzeb. I należy pamiętać, że to często jest jeden- dwa ktosie które mają odpowiednie uprawnienia, a reszta urzędu to kilkadziesiąt, a nawet kilkaset osób, z których każda może czegoś od ktosiów potrzebować. Efekt jest taki, że nie są stanie zrobić niemal nic więcej.
Ale o tym też mało kto wie. Pracownicy różnych urzędów wymieniają się pocztą pantoflową swoimi skryptami, a swego czasu wymieniali się też wiedzą o tych aplikacjach.
Od przeszło 10 lat działa WHTAX, który mocno odciążył nas od robienia ręcznych sprawozdań, ale przede wszystkim umożliwia analizę danych która normalnie bez pomocy informatyka nie byłaby możliwa. To, że on jeszcze działa to naprawdę cud, jeśli wziąć pod uwagę ile osób to obsługuje. Pobrania z całego kraju, codziennie i dodatkowo raz w miesiącu, import tych danych, przygotowywanie raportów, mierniki, obsługa HD dla hurtowni, ciągłe tworzenie nowych skryptów, prowadzenie strony, przekazywanie i przygotowywanie danych na każde życzenie uprawnionych instytucji - zastanawiam się czasem jak oni to robią i jak długo będą w stanie to uciągnąć w kilka osób?
Nie chcę się wypowiadać w imieniu całej administracji, bo może gdzie indziej jest inaczej. Ale z moich obserwacji wynika, że wprowadzanie innowacji spotyka się z oporem i to niekoniecznie, łagodnie mówiąc, na dole. I tu wracamy do kompetencji cyfrowych i rozumienia pojęcia "zarządzanie informacją"...