20. lutego 2013 r. weszła w życie nowela ustawy - Prawo zamówień publicznych, która między innymi wprowadziła nowy instrument do procedury zamówień - dialog techniczny.
Uregulowania te mają swoje źródło w dyrektywach 2004/18/WE oraz 2004/17/WE, na mocy których istniała możliwość posłużenia się dialogiem technicznym z podmiotami zewnętrznymi celem uzyskania doradztwa w zakresie specyficznych i szczegółowych kwestii planowanego zamówienia pod warunkiem, iż doradztwo to nie spowoduje ograniczenia konkurencji. Teraz zaimplementowano tę procedurę w ustawie - Prawo zamówień publicznych. I mamy też już u nas pierwsze zaproszenie do dialogu.

 

Na podstawie norm zawartych w art. 31a zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy. Dialog techniczny należy prowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Warunki jakie zamawiający musi spełnić by zapewnić przesłanki uczciwej konkurencji i równego traktowania zawarto między innymi w art. 31b i 31c oraz art. 96 ust. 2a.

Z nowej „instytucji” właśnie skorzystało KPRM przy

planowan

ym zamówieniu

na wdrożenie lub doskonalenie nowoczesnych metod zarządzania w ministerstwach oraz centralnych i wojewódzkich urzędach administracji rządowej

.

Jestem ciekawy, jak przyjmie się w naszych realiach dialog techniczny. Teoretycznie

ma umożliwić zamawiającemu zapoznanie się z najnowszymi osiągnięciami i rozwiązaniami technicznymi, technologicznymi oraz organizacyjnymi w dziedzinach, które wymagają udzielenia zamówienia, a które z reguły nie są szerzej znane zamawiającemu.

Do tej pory wszelkie tego rodzaju kontakty poza sporymi kosztami różnorakich opinii biegłych, firm doradczych - często obciążone były delikatnie nazywając „lobbowaniem”. Z drugiej strony określanie przez zamawiającego wymogów bez solidnej wiedzy o specyfice funkcjonujących na rynku rozwiązań grozi sporządzeniem nieprecyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia, jak i innymi nieprawidłowościami w toku prowadzenia postępowania.

Niestety ustawa zostawiła wiele pól niedoregulowanych. Brak jest zapisów ustawowych dotyczących szczegółowych wymogów i warunków przeprowadzania dialogu (w tym chociażby dotyczących odpłatności za pozyskaną wiedzę, czy limitowania chętnych uczestników). Niedługo będziemy mogli prześledzić na „naszym poletku”, czy jest to faktycznie przydatny instrument.

A wracając do przedmiotu zamówienia:

Zamawiający planuje podzielić realizację przedsięwzięcia na następujące etapy:

Etap I

Organizacja seminarium inicjującego dla przedstawicieli urzędów (ok. 150 osób), prezentującego założenia projektu, planowane działania merytoryczne oraz informacje o korzyściach jakie niesie ze sobą uczestnictwo w projekcie.

Seminarium jednodniowe, sześciogodzinne, Wykonawca przygotuje materiały informacyjne dla urzędów.

Cel:

Przygotowanie urzędów do pełnego uczestnictwa w projekcie, podniesienie świadomości w zakresie jego tematyki, zapoznanie z założeniami i logiką projektu.

Etap II

Audyt zarządzania w każdym z 64. urzędów, który pozwoli szczegółowo dopasować wsparcie do potrzeb i sytuacji danego urzędu.

Audyt zdiagnozuje potrzeby i sytuację danego urzędu w zakresie zarządzania procesowego, zarządzania przez cele i zarządzania przez kompetencje. Jego rolą będzie również wskazanie zapotrzebowania urzędów na konkretne usprawnienia w komórkach obsługowych.

Rezultatem przeprowadzonych audytów będą raporty opisujące założenia udoskonalonych systemów zarządzania dla przebadanych urzędów. Raporty powinny definiować proponowaną metodykę podejścia procesowego, zarządzania przez cele i zarządzania przez kompetencje, jak również diagnozy struktur organizacyjnych i alokacji zasobów, dla każdego urzędu lub grup urzędów. Raport obejmie również plan dalszych prac w ramach zamówienia.

Cel:

Dopasowanie wsparcia do potrzeb i sytuacji danego urzędu oraz wypracowanie koncepcji działań wdrożeniowych.

Etap III

Realizacja działań doradczych w 64.urzędach obejmująca:

• wdrożenie – zgodnie z wynikami audytu – zarządzania procesowego i/lub zarządzania przez cele w urzędach. W każdym z urzędów przeprowadzone zostaną: identyfikacja, mapowanie i optymalizacja kluczowych dla urzędu procesów, w powiązaniu ze stworzeniem spójnego systemu zarządzania przez cele, z uwzględnieniem zagadnień kontroli zarządczej i budżetu zadaniowego. W urzędach posiadających ww. rozwiązania wsparcie doradcze ukierunkowane zostanie na doskonalenie tych rozwiązań.

• diagnoza struktur organizacyjnych i alokacji zasobów w realizacji kluczowych procesów

• wdrożenie /aktualizację systemu zarządzania przez kompetencje, ukierunkowanego na dostosowanie kompetencji pracowników do potrzeb instytucji

• wdrożenie trzech usprawnień, które powstały w ramach projektu pn. Akademia Zarządzania Publicznego II w każdym z 64. urzędów, w komórkach ds. kadr i szkoleń, budżetu i finansów oraz zamówień publicznych oraz opracowanie raportu podsumowującego wdrożenie wraz z rekomendacjami długoterminowymi.

W ramach tych działań Zamawiający oczekuje zrealizowania warsztatów dla min. 640 osób, a także min. czterech spotkań dla dyrektorów generalnych oraz czterech warsztatów dla dyrektorów generalnych i kierowników komórek organizacyjnych objętych działaniami z ostaniego punktu.

Cel: Wdrożenie lub udoskonalenie nowoczesnych narzędzi zarządzania w 64 urzędach.

Cóż, planowane zamówienie to kolejny już program - projekt mający na celu wdrażanie lub doskonalenie nowoczesnych metod zarządzania w administracji – do tego „wzbogacony” tym razem o dialog techniczny. Prawdę mówiąc mam wrażenie, że w tym przypadku mamy nadmiar projektów, a za mało realnego wykonania w urzędach, ministerstwach. Może i dialog by się przydał, ale czasem chyba nie z ekspertami od zarządzania, ale z zarządzanymi.