Przed nami zmiana rozporządzenia
Ale poza uproszczeniem (bo taki jest cel tej zmiany) samego procesu oceny, problem, który mnie nurtuje od dłuższego czasu pozostanie bez zmian. A jaki to problem (inaczej mówiąc: "aleosochodzi?" lub: "ale że co?", a w wersji dla niecierpliwych niekiedy: "że yak???")? Ano, powiedziałabym podstawowy, wynikający wprost z ustawy, który nawet kiedyś poruszaliśmy w rozmowach o motywacji, IPRZ i informacji zwrotnej z Radosławem Hancewiczem. Chodzi mianowicie o zapis:
„Ocena okresowa dotyczy wykonywania przez członka korpusu służby cywilnej obowiązków
wynikających z opisu zajmowanego przez niego stanowiska pracy." (art. 81 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej)
Powyższe potwierdza również rozporządzenie w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej, zalecające wybór kryteriów odnoszących się wyłącznie do opisu stanowiska pracy, z całkowitym pominięciem zakresu czynności.
„Oceniający wybiera spośród kryteriów do wyboru nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny, najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.”
(§ 3 pkt 3.rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków KSC)
W projekcie nowego rozporządzenia jest podobnie (kryteriów jest mniej, ale to jako ciekawostka). Dlaczego tak się do tego przyczepiłam? Uwaga, teraz będzie wywód logiczny.
Zakres czynności jest dokumentem znacznie szerszym niż opis stanowiska pracy, który zawiera - jak wiadomo - tylko wybrane zadania, zazwyczaj wykonywane najczęściej. W zakresie czynności można umieścić informację o imiennym pełnomocnictwie czy innej pełnionej funkcji, która należy do rosnącego w każdym "rozdaniu" (tj. np. w administracji skarbowej każdego nowego zarządzenia regulującego kwestię organizacji izb i urzędów skarbowych) katalogu zadań które szef "może powierzyć dodatkowo". Cała zabawa polega na tym, że takie zadania powierzane są imiennie, a nie przypisywane do stanowiska pracy. Czy to znaczy, że wykonywanie takich zadań nie podlega ocenie? Ale nawet zakres czynności nie zawiera informacji o aktywności pracownika; wszak istnieją coraz częściej spotykane rozmaite zespoły zadaniowe. Niektóre stałe, inne tymczasowe; trudno wymagać aktualizowania co tydzień zakresu czynności...
Ocena jest jednym z narzędzi motywacyjnych. Tymczasem ocena w służbie cywilnej, jeśli czytać te przepisy literalnie, nie będzie premiować aktywności pracownika w innych obszarach niż zostały zawarte w opisie stanowiska pracy. Należy pamiętać, że taki opis zawiera (a w każdym razie powinien zawierać) wymagania minimalne konieczne do zatrudnienia na danym stanowisku. Opis jest narzędziem dla celów rekrutacji przede wszystkim. I wartościowania (ale z wartościowaniem dzisiaj dam sobie spokój). A skoro opis zawiera wymagania minimalne, skąd zdziwienie, że ok. 99% przeprowadzonych ocen było pozytywnych? I jak wyłuskać w tej sytuacji tych, którzy naprawdę się wyróżniają i angażują w różne prace na rzecz urzędu, a coraz częściej nawet resortu, jeśli angażują się w akcje wykraczające poza opis stanowiska?
Ponadto w przypadkach zadań "powierzonych dodatkowo" w jednostce nie wykonuje ich nikt inny, co znaczy że wymagają najczęściej samodzielnego dokształcania się (brak w jednostce innego specjalisty który mógłby służyć pomocą). Konieczna jest więc naprawdę spora samodzielność.
Pamiętajmy, że na podstawie wyników oceny przygotowuje się IPRZ. Jeśli bezpośredni przełożony pamięta o dodatkowych zadaniach, to fajnie. Gorzej jak ma wielu podwładnych i mu to umyka. I tu szczególnie ważne jest uważne czytanie przez przełożonego przedłożonych preferencji rozwoju zawodowego pracownika.
Pytanie tylko, jak w takim przypadku ocena się ma do motywacji i zachęcania pracowników do aktywności i wykonywania dodatkowych zadań, nie związanych z opisem stanowiska na rzecz jednostki - własnej i niewłasnej? I czy jeśli wezmę pod uwagę zaangażowanie o którym mowa powyżej i wymierne efekty wynikające z tego zaangażowania przy ocenie to czy ta ocena nie będzie ważna i może być potraktowana jako zawyżona?
I jaki wpływ ma pracownik oddelegowany przez przełożonego np. do międzyurzędowego zespołu na fakt, że jego zadania wynikające z opisu w tym czasie wykonuje ktoś inny i dlaczego – bo to logiczne – miałoby się to odbić negatywnie na ocenie (bo przecież zrobi mniej w zakresie swojego stanowiska niż inni na stanowiskach równorzędnych)?
Może to jednak nadinterpretacja, może macie inne zdanie na ten temat?