...o zakresach czynności

Wjawor przed chwilą wrzucił parę słów o ocenach, ja dla odmiany podrzucę artykuł podesłany przez Czytelniczkę o konieczności znajomości zakresu obowiązków. Rzecz, wydawałoby się, oczywista. Ale... No właśnie. A co, jeśli go nie ma? To nie żart. Bywają takie sytuacje. Temat zakresu czynności wypłynął nam na portalu ok. dwóch lat temu - co zabawne, też przy okazji pisania o ocenach okresowych. Między wierszami padło wtedy pytanie czy zakres czynności jest konieczny jeśli istnieje opis stanowiska pracy (który, jak wiemy jest podstawą do wartościowania stanowiska w zakresie głównie trzech pierwszych, podstawowych zadań). Może uznacie, że mój wywód jest sprzeczny z prezentowaną przy każdej okazji niechęcią do formalizmu - niemniej bez względu na to, czy ów formalnie spisany zakres istnieje czy też nie najważniejsze pytanie jakie trzeba sobie postawić w kontekście linkowanego artykułu z Rzepy brzmi: czy pracownik wie co należy do jego obowiązków i czy można udowodnić, że to wie(dział)?

Każdy urzędnik zobowiązany jest bowiem do starannego i sumiennego wykonywania swoich obowiązków, które nakładają na niego przepisy, a także wewnętrzne akty prawne, jak np. decyzje administracyjne, zakresy obowiązków, regulaminy, umowy o pracę czy obowiązki. Obowiązkiem urzędnika jest znajomość tych regulacji i aktów prawnych. Nie może on skutecznie bronić się, że nie znał całego zakresu nałożonych na niego obowiązków, bo znajomość aktów określających uprawnienia i obowiązki również jest powinnością urzędnika.

A jak egzekwować znajomość regulacji wewnętrznych jeśli one nie istnieją? I jak pracownik ma się z nimi zapoznać? Tu wyjaśnienie, dlaczego do artykułu narysowałam wróżkę ze szklaną kulą i czarnym kotem. Wchodzimy bowiem w sferę fizycznej zasady nieoznaczoności... To, oczywiście, żart. Niemniej od jakiegoś czasu praca w urzędzie kojarzy mi się z kwantami. Na przykład z konieczności coraz częściej zastanawiam się, czy jest możliwe - i jak to zrobić - żeby przenieść część mojej pracy w jakiś wszechświat równoległy, a potem stamtąd odebrać jej wyniki...

A wracając do tematu: chociaż wiem, że takie są wymogi - nie upieram się, że musi istnieć na piśmie oprócz opisu stanowiska i zakres czynności, nie o o tu chodzi. Ale upieram się przy jednym: pracownik MUSI wiedzieć, czego się od niego oczekuje; nawet jeśli te oczekiwania są wyrażane przez zwykłą rozmowę. Tu znów wchodzimy w informację zwrotną: też się nie upieram, że musi być na piśmie. Najbardziej skuteczna informacja zwrotna to taka, która jest udzielana na bieżąco, nie ta - często spisywana - raz na kwartał. Jeśli tego nie będzie, przełożony nie będzie zadowolony z pracy podwładnych, bo nie mogą znać jego oczekiwań skoro ich nie wyjawił; podwładni natomiast będą żyć w ciągłej niepewności czy spełniają oczekiwania których nie znają. To nie wpływa dobrze na atmosferę pracy.

Jeszcze dwa zdania dla osób, które kierują ludźmi: to o czym napisałam wyżej wynika zarówno z kontroli zarządczej, ze standardów ZZL Szefa Służby Cywilnej, z rozmaitych poradników zarządzania, z różnych aktów prawa wewnętrznego (stanowiących właśnie szkielet kontroli zarządczej) - ale ja Wam proponuję prostą rzecz: na chwilę zapomnijcie o papierach, załącznikach i formularzach - i zobaczcie człowieka, który za nimi stoi... I który chce wiedzieć, czego od niego oczekujecie. To naprawdę nie jest tak, że wszystko co on robi, robi Wam na złość. A co do komunikacji, zastanówcie się, czy czasem Wasze rozmowy nie są prowadzone mniej więcej w takim stylu:

- Baco, a co trzeba zrobić, jak się w górach spotka głodnego niedźwiedzia?
- Nic nie musita robić, on już syćko za wos zrobi...